Deco… co?
Zastaralost a neefektivita, spojování, akvizice, bezpečnost, náklady, architektura IT, schopnost reakce na změny trhu. Důvodů pro decommissioning informačních systému (IS) může být celá řada. Samotný proces typicky zahrnuje ukončení provozu a odstranění systému, který již není potřebný a jehož provoz už dále není efektivní. Zní to sice jednoduše, ale skutečnost bývá často velmi pestrá. Než se podíváme na některé důležité body procesu vypínání IS, musíme si vyjasnit odpověď na zásadní otázku:
A vy to opravdu jako chcete?
S největší pravděpodobností se právě chystáte stávající informační systém vyřadit a nahradit ho jiným. Při tomto rozhodování stojí za to mít na paměti, že deccommisisonig a náhrada (rip-and-replace) je pouze jedna z cest k modernizaci IS. Není to možnost jediná a často není ani nejlepší. Např. Gartner definuje 7 způsobů jak modernizovat IS. Více o tom, proč rip-and-replace nemusí být nejvhodnější strategií, si můžete přečíst v článku zde.
Business case
Z business hlediska sebou proces decommisioningu nese příležitosti i rizika. Při rozhodování je nutné pečlivě zvážit výhody a nevýhody různých možností, jako jsou:
- interní realizace vs. outsourcing
- začít znovu, nebo stavět na existujícím řešení
- provoz starého a nového řešení side-by-side
- nákup krabicového řešení vs. zakázkový vývoj vs. vhodnost pro naši organizaci
- reputační riziko
- riziko ztráty revenue
Rozhodnuto! Vypnout!
Dobrá. Po důkladné analýze situace jsme dospěli k rozhodnutí, jež zahrnuje odstavení stávajícího IS. Jak začít? Na co si dát pozor? A jak decommisioning dotáhnout do úspěšného konce?
Plán je základ!
Během plánování decommisisongu je třeba udělat důležitá rozhodnutí, která ovlivní celkový proces a jeho úspěch. Odstavíme systém najednou, nebo budeme provoz postupně utlumovat? V případě postupného utlumení provozu budeme postupovat dle funkčních celků, dle uživatelů nebo budeme útlum řídit jinak? Jakým způsobem naložíme s daty IS? Budeme je archivovat, migrovat do nového systému nebo je můžeme zahodit? Jaké jsou další dopady decommisioningu IS a jak je vyřešíme? Závisí na daném IS další systémy a jak a kdy budou tyto závislosti nahrazeny? Jakým způsobem provedeme uživatele celým procesem?
Zálohování a migrace dat
Provozní IS nejsou téměř nikdy synchronní. Součástí bývají často různé asynchronní procesy, zprávy, fronty apod. Je třeba zaručit, že záloha systému bude použitelná i z tohoto hlediska a obnovená data budou konzistentní. Pokud děláme zálohu, měli bychom také otestovat proces obnovy – Murphyho zákon platí i zde. Migrace dat do nového či jiného systému není nikdy triviální úkol – vždy by jí měla předcházet důkladná analýza aktuálního stavu a datové kvality. Samotnou migraci může být nutné rozdělit do několika etap a každou z těchto etap je nutné naplánovat a migraci otestovat.
Bezpečnost dat
Stejně jako při kterékoliv jiné práci s IS, je nutno zajistit zabezpečení dat. Starý systém může obsahovat citlivá data a v průběhu přípravy decommisioningu a migrace dat do jiného systému je třeba tato data zajistit proti možnému úniku a zneužití.
Nenechávej si to pro sebe
Je třeba včas informovat a zapojit do procesu všechny zainteresované strany včetně uživatelů a např. i zákazníků. Vypnutí IS se v rámci organizace téměř nikdy neobejde bez dopadu na okolí.
Testujeme, testujeme… testujeme
Testovaní migrace dat jsme již zmínili výše. Před samotným vypnutím systému je také třeba velmi pečlivě testy ověřit, že nový/jiný systém nahradil všechny potřebné činnosti systému vypínaného. Někdy až cvičné vypnutí systému odhalí skryté závislosti.
Decommissioning informačních systémů je strategickým krokem směrem k modernizaci a efektivitě organizace. Správně provedený proces může vést ke snížení nákladů, zlepšení bezpečnosti a zvýšení konkurenceschopnosti. Je však nezbytné proces naplánovat s ohledem na unikátní potřeby a výzvy, které přináší.
Autor: Martin Závrbský