Systemstilllegung?
Veralterung und Ineffizienz, Fusionen, Übernahmen, Sicherheit, Kosten, IT-Architektur, Marktanpassung.
Die Gründe für die Systemstilllegung von Informationssystemen (IS) sind vielfältig. Der Prozess selbst beinhaltet in der Regel die Abschaltung und Entfernung eines Systems, das nicht mehr benötigt wird und dessen Betrieb nicht mehr effizient ist. So einfach dies auch klingen mag, die Realität sieht oft ganz anders aus. Bevor wir uns mit einigen wichtigen Aspekten des IS-Stilllegungsprozesses befassen, müssen wir die Antwort auf eine grundlegende Frage klären:
Wollen Sie das wirklich?
Wahrscheinlich sind Sie gerade an einem Punkt angelangt, an dem Sie das bestehende Informationssystem stilllegen und durch ein anderes ersetzen wollen. Bei dieser Entscheidung sollten Sie daran denken, dass die Systemstilllegung und Ersetzung (rip-and-replace) nur einer der möglichen Ansätze zur Modernisierung Ihres Informationssystems ist.
Sie ist keineswegs die einzige Option, und oft ist sie nicht einmal die beste. Gartner definiert zum Beispiel 7 Methoden zur Modernisierung eines IS. Warum Rip-and-Replace nicht unbedingt die beste Strategie ist, können Sie im folgenden Artikel nachlesen.
Business Case
Aus geschäftlicher Perspektive bringt der Stilllegungsprozess sowohl Chancen als auch Risiken mit sich. Bei der Entscheidung über die Systemstilllegung müssen die Vor- und Nachteile der verschiedenen Optionen sorgfältig geprüft werden, wie z. B:
- Interne Durchführung vs. Outsourcing
- From Scratch anfangen oder auf eine bestehende Lösung aufbauen
- Nebeneinanderbetrieb der alten und der neuen Lösung
- Kauf einer Standardlösung vs. kundenspezifische Entwicklung vs. Eignung für das Unternehmen
- Reputationsrisiko
- Risiko von Umsatzverlusten
Es ist entschieden! Abschalten!
Na gut. Nach einer gründlichen Analyse der Situation haben wir beschlossen, dass es das Beste ist, das bestehende System abzuschalten. Wo soll man anfangen? Worauf ist zu achten? Und wie bringen Sie die Systemstilllegung zu einem erfolgreichen Abschluss?
Der Plan ist entscheidend!
Bei der Planung der Systemstilllegung müssen wir wichtige Entscheidungen treffen, die sich auf den Gesamtprozess und seinen Erfolg auswirken werden. Wird das System auf einmal abgeschaltet, oder wird der Betrieb schrittweise beendet? Wenn wir eine schrittweise Abschaltung des Betriebs planen, gehen wir dann nach Funktionseinheiten vor, nach Benutzern, oder werden wir den Abschaltprozess auf andere Weise überwachen?
Wie gehen wir mit den IS-Daten um? Werden wir sie archivieren, auf ein neues System migrieren oder können wir sie einfach löschen? Welche anderen Auswirkungen hat die Systemstilllegung und wie werden wir sie angehen? Hängen andere Systeme von dem betreffenden Informationssystem ab und wie und wann werden diese Abhängigkeiten abgelöst? Wie leiten wir den Benutzer durch den gesamten Prozess?
Datenbackup und Migration
Operative IS sind fast nie synchron. Sie umfassen oft verschiedene asynchrone Prozesse, Nachrichten, Queues, usw. Es muss gewährleistet sein, dass die Systemsicherung auch unter diesem Gesichtspunkt brauchbar ist und dass die wiederhergestellten Daten konsistent sind. Wenn wir ein Backup erstellen, sollten wir auch den Wiederherstellungsprozess testen – Murphys Gesetz gilt auch hier.
Die Datenmigration auf ein neues oder anderes System ist nie eine leichte Aufgabe – es sollte immer eine gründliche Analyse des aktuellen Zustands und der Qualität der Daten vorausgehen. Die Migration selbst muss unter Umständen in mehrere Phasen aufgeteilt werden, und diese Phasen müssen jeweils geplant und die Migration getestet werden.
Datensicherheit
Wie bei allen anderen Projekten, die wir mit IS durchführen, muss auch hier die Datensicherheit gewährleistet werden. Das alte System kann sensible Daten enthalten, und wenn wir uns darauf vorbereiten, das System stillzulegen und seine Daten auf ein anderes System zu migrieren, müssen diese Daten gegen mögliche Lecks und Missbrauch gesichert werden.
Behalten Sie es nicht für sich
Alle Parteien, die ein Interesse an dem Prozess haben, wie z. B. Benutzer und Kunden, müssen rechtzeitig informiert und involviert werden. Die Abschaltung des Informationssystems erfolgt fast nie ohne Auswirkungen auf das Umfeld der Organisation.
Testen, testen, testen…
Das Testen der Datenmigration haben wir oben bereits erwähnt. Vor der eigentlichen Abschaltung des Systems muss auch sehr sorgfältig durch Tests überprüft werden, ob das neue/andere System alle notwendigen Aufgaben des abzuschaltenden Systems übernommen hat. Manchmal werden versteckte Abhängigkeiten erst während einer praktischen Abschaltung des Systems aufgedeckt.
Die Systemstilllegung ist ein strategischer Schritt zur Modernisierung einer Organisation und zur Steigerung der Effizienz. Ein richtig durchgeführter Prozess kann zu geringeren Kosten, höherer Sicherheit und größerer Wettbewerbsfähigkeit führen. Der Prozess muss jedoch unter Berücksichtigung der besonderen Anforderungen und Herausforderungen, die er mit sich bringt, geplant werden.
Autor: Martin Zavrbsky