Finanční účetnictví je informační systém. Tím bylo i dlouhé roky (možná staletí) před tím, než jsme pojem informační systém vymysleli a začali jej používat v souvislosti s výpočetní technikou.
„Informační“ proto, že zpracovává data a svým uživatelům dává užitečné informace – například o tom, jestli jejich „business“ dostatečně zhodnocuje vložené prostředky a nebo jestli třeba jejich podnikání není skrytě předlužené navzdory tomu, že na bankovním účtu mají slušně vysoký zůstatek.
„Systém“ proto, že se skládá z jednoduchých základních prvků (účtů) a uspořádaných vazeb mezi nimi, pomocí kterých může vzniknout poměrně komplexní a složitá stavba. Hodně lidí tato zdánlivá složitost odrazuje a jednoduše účetnictví nemají rádi. Složité je ale to, čemu nerozumíme a jednoduché je to, čemu rozumíme. A zrovna účetnictví se rozumět vyplatí.
Tvrdím navíc, že finanční účetnictví je základní Business Intelligence (BI) systém. Popisuje celý podnik, integruje údaje z různých oblastí – majetek, zásoby, finanční prostředky, pohledávky a závazky, zdroje a rezervy, náklady, výnosy a další. Účetnictví bezpochyby podává onu známou „jednu verzi pravdy“, a to dokonce takovou verzi, kterou předkládáme akcionářům a úřadům a platíme podle ní daně a vyplácíme dividendy. Důležitým znakem BI je také historizace dat a konzistentní pohled na uplynulá období – tady účetnictví splňuje opět všechna kritéria: náš podnik se mohl za roky zcela změnit, mohli jsme vyměnit polovinu počítačových systémů, změnit strategie dvakrát dokola nebo dokonce přejít na nový obor podnikání, ale účetní výstupy budou mít stále stejnou strukturu i vypovídací schopnost. Pokud budu chtít znát strukturu dlouhodobých pohledávek po splatnosti za posledních pět let, dostanu je díky účetnictví naprosto spolehlivě, nehledě na to, že dnes má firma trojnásobný obrat, prošla si digitální transformací a místo prodeje cizích produktů dnes spíše poskytuje vlastní služby.
Účetnictví má oproti jiným BI systémům samozřejmě také svoje omezení. To je důvodem, proč se obor Business Intelligence se svým předchůdcem, kterým byly MIS (manažerské informační systémy), vůbec vznikl. Základní omezení se týkají dimenzionality, granularity a palety dostupných faktů. Účetní fakta jsou vždy pouze finanční, tedy vyjadřují hodnoty v denominované v nějaké konkrétní měně (v českých korunách, eurech, dolarech…), neumožňují ale pracovat s počty prodaných kusů produktů, s kilogramy spotřebovaných surovin, najetými kilometry atd. – všechno je převedeno do peněz. Dokonce i kvalitativní ukazatele, jako třeba míra rizika, jinak určovaná spíše procenty, je převedena do peněz – v podobě vytvořených finančních rezerv.
Dimenzionalita obecně udává, podle jakých kritérií můžeme sledovaná fakta dále členit. Se základní dimenzí (časovou) nemáme v účetnictví problém, účetnictví snadno pracuje dokonce s různými paralelními časovými liniemi (datum zaúčtování se liší od účetního období, účetní období nemusí vždy přesně odpovídat datu zdanitelného plnění atd.). Z dalších dimenzí už máme ale k dispozici jen několik – základní dimenze odpovídá účtu definovanému v tzv. účtovém rozvrhu (to je také základní „číselník“ každého účetního systému), účty mohou sloužit k různé druhové nebo účelové klasifikaci sledované skutečnosti. Dále se typicky používá členění na „zakázky“ nebo „projekty“ (např. porovnání přímých nákladů a výnosů projektu XY a jeho příspěvek na úhradu režijních nákladů firmy) a „střediska“ (např. kolik nákladů nás stojí středisko „marketing“). Mezi dimenzemi můžeme v účetnictví ještě nalézt různé členění na „daňově uznatelné“ a „daňově neuznatelné“ položky, ale tím dimenzionalita našeho striktně účetního BI prakticky končí.
Granularita určuje maximální míru detailu, kterou v daném systému můžeme sledovat. Granularita našeho vesmíru prý odpovídá Planckově délce o velikosti 10^(-33) metru. Můj sport-tester zaznamenává všechny měřené údaje každých pět vteřin. Granularita bankovního BI/DWH (BI systém podporovaný datovým skladem) zobrazuje detail jednotlivého bankovního klienta, každého jeho účtu a každé jednotlivé peněžní transakce (třeba i neschválené platbě kreditní kartou). Účetnictví pracuje zpravidla s hodně agregovanými údaji. Finanční fakta sčítá po velkých celcích – například mohu znát celkovou výši pohledávek, ale neznám konkrétní dlužníky, mohu vidět celkové tržby za minulý měsíc, ale neuvidím, že většina byla realizována až v posledním týdnu atd. Řečeno s Cimrmanem, my v účetnictví vidíme jen obrazy… 🙂
Se všemi těmito omezeními je samozřejmě možné pracovat a eliminovat je. Nejsnáze to jde u dimenzionality. Vhodnou konstrukcí účtového rozvrhu a zejména jeho hierarchizací je možné rozšířit sledované skutečnosti i jejich míru detailu. Je možné dodávat další „třídící znaky“ nad rámec tradičních zakázek a středisek. V případě omezení granularity je to také snadné – není nutné provádět agregace a namísto toho pracovat s detailem až jednotlivých účetních zápisů. Omezení na úrovni faktů může připadat zásadní, popravdě ale i s tím je možné pracovat. Účetnictví zná pojem „operativní účetní evidence“, který povoluje pracovat i s nefinančními „naturálními“ jednotkami – z těch kurióznějších vzpomeňme například v zemědělství váhový přírůstek stáda (tedy přesněji příchovek – pokud by toto četl někdo z opravdových účetních).
Účetnictví tedy může v mnoha ohledech sloužit jako základní BI, nebylo by ale účelné dělat z účetnictví něco, co není a nenechat tak „opravdovým“ BI/DWH systémům jejich zasloužené místo slunci. Místo toho se zaměřme na tu nejsilnější stránku účetnictví.
Tou je už v úvodu zmiňovaná „systematičnost“. Analogie jsou zavádějící, ale přesto mi teď ještě jednou mi dovolte úkrok stranou směrem do fyziky. Fyzikální systém je popsán stavy svých prvků a mezi těmito stavy probíhají změny. Účetní systém je popsán stavy (zůstatky) na svých účtech (např. na konkrétním účtu je zůstatek vyjadřující sumu peněz v příruční pokladně v českých korunách, na jiném účtu je zůstatek vyjadřující sumu všech mzdových nákladů firmy od počátku kalendářního roku). Dále ve fyzice platí zákon zachování energie. A věřte, že účetnictví má něco podobného. Celková suma aktiv se vždy rovná pasivům. Úvěrem (pasiva) mohu navýšit peníze na běžném účtu (aktiva), tato volná aktiva se mohou proměnit v jiná aktiva (materiál), výsledný zisk se buď rozdělí mezi akcionáře (vyplacením dividend běžného účtu poklesne objem aktiv i pasiv) nebo zůstane ve firmě (žádná změna). Jak je zákon zachování realizován ve fyzice asi přesně nikdo neví, v účetnictví je ale rovnost A=P zajištěna takzvaným podvojným zápisem na strany „má dáti“ (aktivní strana) a „dal“ (pasivní strana). Každá změna v systému je zaznamenána jako změna na straně aktiv a pasiv vždy ve stejné výši (nebo přírůstek jedněch aktiv a stejně vysoký úbytek jiných aktiv, případně to samé v případě pasiv). Díky tomu máme základní kontrolu systému – pokud se suma aktiv nerovná pasivům, víme okamžitě, že je něco špatně.
Snad ještě více než rovnost aktiv a pasiv vyniká v účetnictví principem transakčnosti. Veškeré změny se v systému totiž dějí jen pomocí tzv. účetních zápisů. Účetní zápis provede změnu zůstatku na jednom účtu a v přesně stejné výši opačnou změnu v zůstatku na jiném účtu. Nic jiného než účetní zápis nemůže stav na účtu změnit. Úroveň detail účetního zápisu tak určuje nejmenší možný detail, který v účetním systému můžeme sledovat (určuje tedy zmiňovanou granularita).
Troufám si říci, že tento princip si od účetnictví vypůjčily některé moderní technologie – například relační databáze (analogií k „má dáti/dal“ je ve světě databází INSERT/UPDATE/DELETE a nic jiného data v tabulkách nezmění – DROP a TRUNCATE nepočítám, ty odpovídají něčemu jako je skartace účetních knih). A technologie block-chain z účetních postupů přímo vychází.
Nakonec zpátky k Business Intelligence. Znovu připomenu, že opravdu nechci tvrdit, že finanční účetnictví může robustním BI/DWH systémům konkurovat. Jen říkám, že účetnictví je něco jako „elementární“ BI systém, který navíc reprezentuje pro mnoho „business objektů“ (jako třeba suma aktiv a pasiv, hospodářský výsledek, suma pohledávek a závazků) oficiální verzi pravdy a představuje tak „etalon“ pro ostatní BI systémy podniku. U každého správného BI/DWH systému provádíme tzv. rekonciliace na hlavní účetní knihu, to znamená porovnání, zda suma velmi granulárních dat v součtu odpovídá účetnictví a pokud ne, tak zda rozumíme všem rozdílům a zda si tyto rozdíly můžeme odůvodnit (například tak, že v účetnictví používá jiný měnový kurz než DWH). Pokud jsou ale rekonciliační rozdíly příliš vysoké a nezdůvodnitelné, je jasné, že DWH má jednoznačně špatná data (nehledě na to, že všechny záznamy prošly úspěšně všemi DQ checky). Účetní rekonciliace nám dodávají základní jistotu ohledně úplnosti a správnosti dat v DWH.
Na odlehčení nakonec ještě parafráze ze světa fyziky. Fyzice nerozumím téměř určitě. Pokud snad alespoň trochu rozumím informačním systémům a Business Intelligence, tak jen proto, že stojím na ramenou účetního zápisu ve tvaru „T“ Má dáti/Dal. 🙂
Autor: Petr Hájek
Information Management Advisor
—
Poznámka: pečlivý čtenář s určitou účetní znalostí jistě poznal, že výše uvedený text obsahuje spoustu zjednodušení, jednak se zde účetnictví vysvětluje čistě jako finanční účetnictví (a ignorujeme tedy například pojetí manažerského účetnictví), není výslovně uvedeno, že se bavíme o podvojném (v protikladu k jednoduchému účetnictví, kde neplatí princip má dáti/dal) a dále například mezi omezeními nezmiňujeme zákonná a regulatorní omezení, která neumožňují dostatečně flexibilně a tvůrčím způsobem účetnictví přizpůsobovat potřebám Business Intelligence.